#8 : L'anatomie de l'organisation personnelle
Pour pouvoir améliorer son orga perso, il vaut mieux savoir ce que c'est !
Bienvenue dans cette 8ème édition de The Organization Journey (,TOJ pour les intimes)! ⛵️
Dire “Je veux être mieux organisé”, c’est un peu comme dire “Je veux vivre de manière plus saine” : on comprend clairement l’intention, mais cela nous donne très peu d’informations sur ce qu’il faut faire pour y arriver.
Lorsque vous cherchez à vivre de manière plus saine, vous pouvez agir sur votre alimentation, sur votre sommeil, sur votre activité physique, …
Et chacun de ces thèmes aura lui même des sous-thèmes : pour mieux manger, on peut éviter de grignoter, manger plus de fruits, moins de sucre, … En comprenant comment ce sujet se décompose, vous comprenez comment vous pouvez agir dessus.
Vous savez probablement ce qu’est vivre sainement, mais il est tout aussi probable que vous n’ayez jamais eu l’occasion de formaliser tout cela pour l’organisation personnelle
C’est pourquoi dans cette 8ème édition, je vous propose donc de décortiquer ensemble ce qu’est l’organisation personnelle, pour que vous puissiez mieux comprendre ce sur quoi vous pouvez agir !
Partant.e ? 🙂
Décortiquer l’organisation personnelle
NB : Cette édition sera mise à jour à chaque nouvel envoi de newsletter, pour y ajouter les liens des prochains contenus.
Dans le domaine de l’organisation personnelle, j’identifie 5 grands axes différents :
La gestion de son quotidien
La gestion de ses objectifs long terme
La connaissance de soi-même
Les interactions avec les autres
La maîtrise de ses outils
Voyons en détail ce que chacun renferme ⛵️
1. La gestion de son quotidien
C’est l’axe le plus connu, celui qui ressemble le plus à ce qu’on imagine lorsqu’on parle d’une personne “organisée”.
Dans cet axe, on retrouvera tout ce qui nous permettra de jongler avec les informations qui arrivent au quotidien : comment agir le plus efficacement possible sur nos tâches, ne rien oublier, rythmer sa journée, …
Le livre de référence concernant ces problématiques est la méthodologie Getting Things Done de David Allen.
Quand vous devenez un expert de cet axe, vous n’oubliez plus rien, diminuez fortement votre charge mentale, et les gens savent que quand ils vous demandent quelque chose, vous le ferez.
Les sous-thèmes à approfondir :
Gérer ses tâches et ses projets : pour gérer votre quotidien, vous devez avoir une vision claire et efficace des tâches que vous avez à faire, ainsi que de l’importance et de l’urgence de chacune d’elles
Articles associés : “Habitude 2 : Mettre chaque chose à sa place”, “Empêcher sa to-do list d’exploser”, Mettre du rythme dans ses projetsÊtre maître de son temps : si vous n’êtes pas maître de votre temps, ce seront les autres qui le maîtriseront pour vous.
Articles associés : “Habitude 3 : Séquence ses journées”, “#10 : Le timeboxing - Avoir un plan pour éviter de planifier”Jongler avec la multitude d’informations : projets, notes, documents, idées, inspirations, … ces informations arrivent sous toutes les formes, et si vous voulez en tirer un maximum de valeur, vous devez apprendre à jongler avec.
Articles associés : “Habitude 1 : Tout noter”, “Habitude 2 : Mettre chaque chose à sa place”, “Gérer ses moyens de communication”Maximiser sa concentration, réduire ses distractions : si vous vraiment être efficace, vous ne pouvez pas vous arrêtez à chaque distraction. Vous devez apprendre à les identifier, et à les minimiser au maximum.
Articles associés : #11 : Réduire les distractions de son environnementTenir sur la durée : être organisé quand tout va bien, c’est bien. Mais il faudra aussi apprendre à gérer les aléas du quotidien, la fatigue et la perte de motivation, pour ne pas tout perdre à la première vague !
Articles associés : “Le début du voyage”, “Soyez plus productif, prenez des vacances”
2. La gestion de ses objectifs long terme
Vous pouvez tout à fait maitriser votre quotidien, avancer tous les jours, sans pour autant avoir de destination. Et c’est souvent la meilleure façon d’aller nulle part.
C’est pourquoi en complément (ou parfois en opposition) à la méthodologie Gettings Things Done, un autre courant a vu le jour, dont le livre le plus connu est probablement The One Thing.
L’idée de ce livre, et d’autres tels que “Essentialism : The Disciplined Pursuit of Less”, est de se concentrer sur un minimum de choses, mais en y accordant un maximum de ressources (donc d’énergie et de temps).
Qu’importe si certaines choses ne sont pas maîtrisées dans votre quotidien, tant que les plus importantes avancent !
Quand vous devenez un expert de cet axe, vous dites non à une majorité de choses, mais devenez particulièrement bon et productif sur chacune des choses auxquelles vous avez dit oui.
Les sous-thèmes à approfondir :
Dire non : c’est une des composantes essentielles de cet axe. Vous ne pourrez-pas être au four et au moulin en même temps, alors autant le clarifier dès le départ !
Articles associés : “Empêcher sa to-do list d’exploser”Définir ce qui compte vraiment : pour savoir à quoi dire oui, il faudra que vous sachiez mettre des mots sur ce qui est important, et ce qui ne l’est pas.
Être proactif plutôt que réactif : si vous voulez vraiment faire avancer les choses, vous ne pouvez pas seulement réagir aux demandes des gens, vous devez aussi être proactifs dans la définition de vos objectifs, et la mise en place de moyens pour les atteindre.
Intégrer sa vision long terme au quotidien : savoir ce qui compte vraiment est une chose, agir dessus au quotidien en est une autre. Si vous voulez maîtrisez vos objectifs long terme, vous devez être capable de les faire avancer au quotidien.
3. La connaissance de soi-même
Votre organisation personnelle est personnelle, apprendre à vous connaître, c’est donc vous donner des clés supplémentaires pour construire une organisation qui vous correspond vraiment.
Le but ici n’est pas d’être capable de disserter sur le fameux “Connais toi toi-même” de Socrate, mais plutôt d’avoir du recul sur vous et sur vos manières de fonctionner.
Les sous-thèmes à approfondir :
Identifier ses émotions : nous ne sommes pas parfaitement rationnels, et nos comportements sont influencés par nos émotions. Réussir à identifier et comprendre ces émotions permet de mieux les prendre en compte dans notre manière d’agir.
Comprendre le fonctionnement de vos habitudes : l’être humain est une créature d’habitudes. Vous êtes un être humain. Comprendre quelles sont vos habitudes, comment elles fonctionnent et comment les transformer vous donnera un avantage certain dans la gestion des petites choses du quotidien.
Articles associés : “Le début du voyage”.Découvrir ce qui vous motive : la motivation est un élément essentiel dans la vie de tous les jours. Sans motivation, pas d’action. Que ce soit par envie, par contrainte, par intérêt, comprendre ce qui vous motive et comment l’utiliser au quotidien vous aidera… au quotidien !
Comprendre comment vous réfléchissez : en fonction des situations, votre cerveau ne fonctionne pas de la même manière. Parfois il est instinctif, d’autres fois, il est réfléchi. La plupart du temps il est biaisé. Comprendre ces fonctionnements et ces biais vous permet de prendre des décisions plus “justes”.
4. Les interactions avec les autres
Même si votre organisation personnelle est personnelle, vous devrez parfois interagir avec d’autres personnes, que ce soit pour collaborer avec elles ou pour travailler pour elles. On ne peut donc pas aborder l’organisation personnelle sans parler des autres !
Quand vous devenez un expert de cet axe, vous arrivez à vous coordonner au mieux avec les autres, que ce soit en individuel ou en collectif, avec vos collègues ou vos clients.
Les sous-thèmes à approfondir :
Se synchroniser avec les autres : pour certains projets, vous ne pourrez pas avancer seul. Lors de ces projets, vous aurez besoin d’être tenu au courant, et de tenir au courant, et ce de manière efficace pour vous et les autres.
Déléguer : vous ne pourrez pas tout faire, et vous devrez parfois demander à d’autres personnes à travailler pour vous. Apprendre à déléguer efficacement vous permettra de tirer un maximum de valeur de cette collaboration.
Articles concernés : "Empêcher sa to-do list d’exploser”Clarifier les attentes : vous le verrez dans la gestion de vos tâches, ce que vous devez faire n’est pas toujours clair. Et ce que les autres attendent de vous l’est souvent encore moins ! Être capable de clarifier correctement les attentes des autres parties prenantes vous fera souvent gagner un temps énorme.
5. La maîtrise de ses outils
Au quotidien, vous utiliserez des dizaines d’outils : des logiciels, des applications, du matériel informatique, … En fonction de votre niveau de maîtrise, chaque outil peut être votre meilleur ami, ou votre pire ennemi.
Ici les sous-thèmes sont les différents types d’outils que vous pourriez utiliser :
Votre ordinateur
Votre téléphone
Votre gestionnaire de tâches : Notion, Asana, Todoist, …
Votre gestionnaire de notes : Notion, Evernote, …
Vos outils de communications : Gmail, Slack, WhatsApp, …
Vos outils métiers du quotidien : CRM, Excel, …
Pour chacun de ces outils vous chercherez à la fois à :
connaître l’ensemble des fonctionnalités disponibles
être à l’aise avec leurs utilisations
avoir configuré l’outil pour correspondre à vos besoins.
Et maintenant, que faire de tout ça ?
Maintenant que vous savez un peu mieux de quoi est composée l’organisation personnelle, je vous invite à partir de vos problématiques : quand vous dites que vous cherchez à être plus organisés, quels sont les sous-thèmes qui vous intéressent le plus ?
Si vous êtes débutant, il est probable que vous ayez à vous concentrer sur :
La partie 1 “La gestion de son quotidien” : jusqu’à ce que vous ayez l’impression de pouvoir maitriser sereinement les tâches qui vous sont demandées
La partie 5 “La maîtrise de ses outils” : jusqu’à ce que vous soyez à l’aise avec votre ordinateur, votre gestionnaire de tâches et votre gestionnaire de notes.
Mais à nouveau, partez avant tout de vos problématiques et de vos envies : c’est de votre organisation que l’on parle 😉
Journal de bord - Des nouvelles de The Organization Journey⛵️
Cette édition était particulière pour moi, car cela fait maintenant des semaines que je cherche à structurer le contenu de TOJ : c’est maintenant chose faite !
Ces 5 axes, et les sous-axes qui les composent, seront la fondation de ce que je vous proposerai pour la suite. C’est la première base pour un projet plus long terme : un questionnaire qui vous permettrait de vous diagnostiquer et vous indiquerait quel contenu serait probablement le plus pertinent pour vous.
C’est aussi une manière de faciliter vos échanges avec moi : vous pouvez maintenant être plus proactif sur les sujets que j’aborde dans la newsletter -> Si vous voulez que je creuse un thème en particulier, demandez-le ! 😉
Deuxième nouvelle : j’arrête l’alpha de la version payante de la newsletter. Pour le moment, je préfère concentrer mes efforts de monétisation sur les accompagnements individuels que je fais au sein des entreprises.
Mais le contenu que j’ai commencé à développer restera accessible à certaines personnes ! Substack, l’outil que j’utilise pour vous envoyer ces newsletters, vient de sortir une nouvelle fonctionnalité, qui me permet de mesurer l’engagement de chaque lecteur : je peux maintenant identifier ceux qui lisent régulièrement, partagent mon contenu, transfèrent les mails, commentent et like.
Je vais donc avoir l’occasion d’envoyer du contenu supplémentaire spécifiquement aux plus engagés d’entre vous, ma façon à moi de vous remercier de votre investissement ! ♥️
Et voilà, c’est la fin de cette 8ème édition ! J’espère qu’elle vous a plu et que vous y voyez un peu plus clair dans cet univers passionnant de l’organisation personnelle !
Si vous voulez m’aider à faire grandir cette newsletter, vous pouvez :
Transférer ce mail à un collègue / ami qui pourrait être intéressé.
En parler sur le réseau social de votre choix
Cliquer sur le coeur à la fin de cette newsletter pour me faire comprendre que je ne suis pas à côté de la plaque !
Et bien entendu, si tu n’es pas encore abonné.e et que tu en veux encore, tu peux toujours t’inscrire ici :
Bonne fin de semaine à vous, on se retrouve pour la prochaine édition !
Prenez soin de vous 🙂