#7 : Empêcher sa to-do list d'exploser
Parce que vous aurez toujours plus de choses à faire que de temps devant vous.
Bienvenue dans cette 7ème édition de The Organization Journey (,TOJ pour les intimes)! ⛵️
Dans cette édition, on va s’attaquer au problème de la to-do list infinie.
Si vous avez mis en place une to-do list, vous avez sûrement eu droit aux premiers effets positifs : vous avez passé quelques jours / semaines durant lesquels tout était plus clair; vous êtes moins stressé et vous avez moins de charge mentale.
(Si vous n’en avez pas encore mis en place, je vous conseille de lire cet article.)
Mais après quelques temps, vous allez probablement rencontrer un nouveau problème : à force de tout noter, votre to-do list commence à s’allonger méchamment.
Si c’est le cas pour vous, vous avez probablement remarqué deux problèmes :
les choses importantes se cachent de plus en plus dans un amas de choses beaucoup moins importantes.
la vue de cette to-do qui s’allonge vous stresse de plus en plus.
Mais, bonne nouvelle, vous pouvez bénéficier des effets positifs de la to-do list, sans pour autant avoir à vous infliger ça !
On va commencer aujourd’hui par creuser 3 premières pistes de solutions :
Déléguer
Dire non (ou “oui mais”)
Ré-évaluer
Pour éviter de vous surcharger d’information, je garde d’autres pistes pour un prochain mail. Si le sujet vous plaît, n’hésitez pas à me le faire savoir, je sortirai la partie 2 ! Partant.e ? 🙂
PS : Cette fois-ci, je tente un nouveau format, et crée une nouvelle section : les découvertes de l’organisation. 🔎 TOJ est loin d’être la seule source d’informations sur l’organisation personnelle, et ce serait dommage de vous priver du meilleur contenu !
PPS : Si vous n’êtes pas encore abonné et que le programme vous plaît, vous pouvez vous inscrire pour recevoir d’autres contenus de ce type ⛵️
Les découvertes de l’organisation 🔎
Au programme du jour, je vous présente le tout nouveau contenu de Shubham Sharma, “Devenez productif avec Notion”.
Dans cette formation gratuite, Shubham explique comment utiliser les différentes fonctionnalités de Notion, autour d’un cas d’usage qui devrait vous parler “Devenir plus productif”.
Vu que la formation vient de sortir, je n’ai pas encore eu l’occasion de tester l’intégralité; mais si vous voulez vous mettre à Notion, je vous la conseille vivement.
Pourquoi ? Parce que :
Notion est un outil formidable…ment complexe. C’est cette complexité qui vous permettra de faire un outil qui correspond exactement à vos besoins, et c’est pourquoi je l’utilise comme to-do list.
Mais c’est aussi celle-ci qui risque de vous poser problème au départ; d’où l’intérêt de cette formation.Shubham est un pro de Notion. Le travaille qu’il a publié fait partie des plus poussés que j’ai pu voir dans l’utilisation de l’outil.
Enfin, c’est un format vidéo. Et j’ai beau être fan des newsletters et de l’écrit, la compréhension de Notion fonctionnera probablement mieux avec une vidéo plutôt que 1000 mots de ma part 🙂
Si ça vous tente, c’est par ici. Et si vous aimez cette partie de la newsletter, n’hésitez pas à me le dire en répondant à ce mail, j’essaierai d’en faire d’autres à l’avenir !
Maintenant, place à la to-do list infinie !
Empêcher sa to-do list d’exploser
1) Déléguer
C’est souvent la plus grosse possibilité d’amélioration chez les managers.
Mais ce n’est pas uniquement lié aux gens ayant du management : vous pouvez tout à fait déléguer à vos collègues, voire même à vos clients !
Pour savoir ce que vous pouvez (/devriez) déléguer, posez-vous la question suivante :
Qu’est-ce que quelqu’un d’autre pourrait faire à 80% aussi bien que moi ?
Pourquoi 80% ?
Parce que c’est souvent suffisant pour que le travail soit bien fait; et si jamais vous devez absolument avoir 100% de la qualité, vous pourrez intervenir uniquement sur les 20% restants; en prenant du temps sur les endroits où vous faites vraiment la différence.
“Ça ira plus vite si je le fais moi-même”
Si vous vous dites que cela vous prendra autant de temps de le faire vous même que de le déléguer, posez-vous ces deux questions :
1) Cette tâche risque-t-elle de revenir régulièrement ?
2) Qu’est-ce qui me prend le plus de temps entre le faire 10 fois moi-même, et prendre le temps de l’expliquer à quelqu’un puis le déléguer ?
Vous vous rendrez souvent compte que le temps investi maintenant à déléguer correctement vous sera rendu au centuple, rapidement.
En plus de vous faire gagner du temps, cela réduira aussi les risques de problème lorsque vous voudrez partir en vacances; en travaillant votre bus factor 🚌
(Si vous ne savez pas ce que c’est, on a traité ça dans l’édition précédente).
Comment déléguer sans avoir d’équipe à manager
Déléguer ne veut pas toujours dire “ne rien faire”. Parfois, c’est se concentrer sur là où vous avez le plus de valeur.
Vous pouvez donc déléguer seulement une partie de votre tâche, pour passer du temps sur le reste. Et ce genre de choses peut se faire avec n’importe quelle personne qui vous demanderait quelque chose à faire.
Pour ce faire, voici un exemple de phrase type :
Pour que je puisse répondre au mieux à ta demande et le faire rapidement, j’aurais besoin que tu fasses …
Vous pouvez par exemple :
demander à réduire le temps d’une réunion d’une demi-heure, et demander à l’autre personne de vous envoyer en avance un brief.
demander à quelqu’un de vous fournir de la main d’oeuvre de son équipe.
2)Dire non (ou “oui mais”)
La deuxième manière d’économiser du temps, c’est d’éviter de le dépenser.
Pour bien saisir ce que cela implique, il faut comprendre qu’en ne priorisant pas, vous priorisez quand même, seulement vous ne priorisez pas les bonnes choses.
Imaginez que chaque semaine, vous recevez l’équivalent de 2 semaines de travail. Quoi qu’il arrive, vous savez que vous n’allez pas pouvoir tout faire.
En disant oui à tout, vous risquez au mieux de décevoir, au pire de décevoir et de vous cramer la santé.
Donc pour éviter cela, il va falloir apprendre à dire non.
C’est selon moi la technique la plus puissante pour gagner du temps, mais c’est aussi celle que j’ai eu le plus de mal à maîtriser.
Je vous propose donc quatre astuces pour arriver mettre en place ce fameux non :
a. Expliquez pourquoi vous devez dire non.
Si vous dites non, ce n’est pas parce que vous n’avez pas envie de rendre service à l’autre personne. Vous dites non parce que vous avez d’autres impératifs et que vous ne pouvez pas tout faire.
Dire “J’aurais aimé pouvoir t’aider, mais en ce moment, je travaille sur X et je n’ai vraiment pas le temps” est souvent plus simple que de dire “Non.”
b. Laissez l’autre personne prioriser pour vous.
Si vous devez déjà faire quelque chose pour la personne à qui vous devez dire non, proposez-lui de revoir ses priorités.
En lui disant “Pour le moment, j’ai prévu du temps pour travailler sur A comme tu me l’as demandé. Je peux travaillé sur B comme tu me le demandes là, mais ça nécessitera que je ne fasse pas A. Que préfères-tu ?” vous mettez l’autre personne face à ses demandes, et faites en sorte que ce soit elle qui priorise ce qui est le plus important pour elle; plutôt que d’essayer de deviner vous-même.
c. Commencez par “Oui mais”
Malgré les conseils précédents, il peut être difficile de commencer à dire non, surtout si vous avez toujours eu l’habitude de dire oui à tout.
Pour vous entraîner, vous pouvez faire cela de manière graduelle en commençant par accepter, en demandant une contrepartie.
Par exemple, je peux t’aider, mais je ne le ferai pas cette semaine.
C’est le “oui, mais", et il a déjà deux avantages.
Premièrement, vous en tirez quelque chose qui vous arrange plus qu’un simple oui
Deuxièmement, dans certains cas, le “mais” ne conviendra pas à votre interlocuteur, et il s’arrangera autrement. Par exemple, si j’ai besoin de faire quelque chose cette semaine et que vous me dites “oui mais la semaine prochaine”, je vais probablement essayer de trouver quelqu’un d’autre, ou le faire moi-même.
d. Essayez le “Non mais”
Quand vous êtes à l’aise avec le “Oui, mais”, vous pouvez essayer de passer au niveau supérieur en utilisant le “Non, mais”.
La différence avec le non catégorique, c’est que vous prenez le temps de faire preuve d’empathie pour votre interlocuteur en trouvant des solutions pour lui.
Posez-vous la question suivante :
Si vous étiez à sa place, et que vous receviez un non, que feriez-vous pour résoudre votre problème?
Cela peut par exemple être “Désolé, je ne pourrai pas t’aider, mais tu pourrais essayer de voir avec X s’il peut te donner un coup de main” ou “Désolé, je suis sous l’eau en ce moment, mais tu peux probablement le faire seul en cherchant telle chose dans la doc interne / sur Internet”
3) Ré-évaluer
C’est la version post-posée du “Non” : vous aviez dit “Oui”, mais le plan a changé et vous n’allez pas pouvoir le faire.
Personnellement, je considère cela encore plus difficile que de dire non : l’autre personne comptait sur moi, et je dois finalement la laisser tomber.
Pour votre tranquillité d’esprit et celle des personnes pour qui vous travaillez, essayez autant que possible de dire “Non” en amont, plutôt qu’au dernier moment.
Malgré cela, même avec la meilleure volonté du monde, il vous arrivera probablement de devoir ré-évaluer par moment. Voici quelques conseils, pour faire en sorte que cela se passe au mieux.
a. Être proactif
Votre interlocuteur sera probablement plus réceptif si vous le prévenez en avance, plutôt qu’au pied du mur.
C’est pourquoi il est important de prévenir le plus rapidement possible quand vous pensez devoir dire non.
Vous pouvez aussi prévenir d’un éventuel non, par exemple en disant “Je risque d’avoir du mal à tenir mon engagement, ce n’est pas encore sur mais je voulais te prévenir en avance”.
Mais pour savoir en avance quels engagements vous allez devoir ré-évaluer, vous aurez besoin d’une vue d’ensemble claire sur tous vos engagements. Cela passe bien entendu par avoir une to-do list, mais aussi de la revoir régulièrement.
b. Utiliser les techniques du “Non”
Un “non” post-posé reste un “non”.
Essayez donc d’être clair sur la raison pour laquelle vous devez dire non, de re-négocier votre engagement, en laissant si possible la personne prioriser pour vous.
Mise en pratique
Pour que vous perceviez réellement la différence, je vous propose d’imaginer la situation suivante : vous m’avez demandé de vous envoyer une analyse importante pour votre réunion de vendredi d’ici mercredi prochain.
Comment vous sentez-vous si vous découvrez jeudi que vous n’avez toujours rien reçu de ma part, et que lorsque vous me le demandez, je vous réponds “finalement je n’aurai pas le temps, désolé ! ” ?
Au contraire, n’auriez-vous pas préférez que je vous contacte dès lundi en vous disant :
“Je suis désolé, j’ai un énorme projet qui vient de tomber, et je n’aurai pas le temps pour l’analyse.
Je voulais te prévenir en avance, pour que tu puisses t’arranger autrement. Peut-être que tu pourrais voir ça avec Nicolas ?
Si jamais tu n’as pas d’autres solutions, je peux éventuellement déprioriser telle autre analyse que tu m’as demandée ?
Mais j’aurai peu de temps devant moi, j’aurai alors besoin que tu t’assures qu’il y a toutes les données nécessaires pour les analyses parce que je ne pourrai pas faire d’aller / retour sur le sujet.
Encore désolé de te mettre dans cette position, dis moi ce que tu préfères faire ! ”
Si vous préférez recevoir ce genre de messages, je vous conseille de montrer l’exemple en les envoyant vous-même !
Et si vous pensez “J’aurais préféré que tu me dises non plutôt que de me proposer des solutions au dernier moment” : gardez ça en tête pour la prochaine fois que vous hésitez à dire non ! 😉
Le résumé
Le voyage d’aujourd’hui
Nous avons vu 3 manières de contenir votre to-do list quand elle commence à s’allonger dangereusement.
Déléguer, parfois même quand ça vous semble plus long que de le faire vous-même.
Dire non. Si possible, en l’expliquant, en laissant l’autre personne prioriser ses demandes pour vous. Si vous n’osez pas; le “oui mais” vous mettra le pied à l’étrier !
Ré-évaluer. Ce n’est pas parce que vous avez dit oui que vous ne pouvez pas changer d’avis. Mais faites-le le plus rapidement possible, en soignant votre communication
Pour vivre le voyage, plutôt que de le lire.
I. Évaluez votre liste de tâches, et déléguer ce qui pourrait l’être.
Même sans équipe à manager, vous avez toujours la possibilité de demander à l’autre parti de faire un pas vers vous en vous aidant sur ce qui est le moins pertinent pour vous.
II. Dites non à quelque chose, n’importe quoi.
Si possible, essayez de le faire en début de journée : ça se transformera potentiellement en une suite de non bénéfiques pour vous !
(Et si vous dites non à cet exercice, accordez-vous au moins le “Oui, mais" !)
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Bonne fin de semaine à vous, prenez soin de vous !
Merci Thomas pour cette newsletter très instructive, elle apporte vraiment de la plus value sur la posture à adopter en terme de proactivité et de diplomatie