#9 : Mettre du rythme dans ses projets 🎶
Parce que Rome ne s'est pas faite en un jour. Ni rien qui vaille vraiment le coup d'ailleurs.
Bienvenue dans cette 9ème édition de The Organization Journey (,TOJ pour les intimes)! ⛵️
(Et bienvenue à bord aux 40 personnes qui nous ont rejoints la semaine dernière, c’est génial :D)
Peut-être que ça vous arrive d’avoir d’énormes tâches dans votre to-do list, qui passent indéfiniment d’aujourd’hui à demain depuis des semaines.
Ou, même sans to-do list, peut-être que vous avez des plages dans votre agenda dédiées à vos projets, mais que vous ne les respectez jamais.
Ou encore, peut-être êtes-vous incapables de répondre facilement à la question “Tu travailles sur quoi en ce moment ? ”.
Si ce genre de problèmes vous parle, alors l’édition d’aujourd’hui vous parlera aussi !
Au menu de cette édition :
Une rapide explication de ce qu’est un projet
Pourquoi tenir une liste de projets vous permettra de mettre du rythme sur ce qui importe et vous évitera de procrastiner
Les 2 meilleures pratiques pour définir un projet
Comment utiliser cette liste au quotidien pour qu’elle vous soit vraiment utile
Un tuto pour mettre en place ce genre de liste dans votre fonctionnement
On y va ? :)
C’est quoi la différence entre un projet et une tâche ?
Un projet, c’est un ensemble de tâches que vous devez accomplir pour arriver à votre but.
Il peut y avoir des projets énormes, comme “Co-construire et communiquer les objectifs 2021 à toute l’entreprise”, ou beaucoup plus petits comme “Acheter un nouvel ordinateur”.
Creusons l’exemple simple “Acheter un ordinateur” :
Si vous avez lu l’édition “Mettre chaque chose à sa place”, vous savez que pour qu’une tâche vous soit utile, vous devez écrire l’action à faire.
Donc, vous n’écrirez probablement pas “Acheter un ordinateur” dans votre To-Do list, mais plutôt la première action que vous avez à faire. Cela pourrait être “Demander à mon manager le budget que j’ai pour acheter un ordinateur”, ou bien “Faire un comparatif des différents modèles disponibles”.
En décrivant les actions à faire, vous arrivez plus facilement à vous projeter, à évaluer le temps nécessaire pour accomplir votre tâche, et à vous y mettre le moment venu. Cela vous évite de procrastiner en repoussant chaque jour votre pseudo-tâche “Acheter un ordinateur” au lendemain.
Mais quand vous aurez fini votre tâche “Demander à mon manager le budget que j’ai pour acheter un ordinateur”, vous n’aurez toujours pas votre nouvel ordinateur. Et c’est le moment où vous risquez de perdre de vue l’objectif.
Et c’est là qu’intervient la liste de projets !
Pourquoi tenir une liste de projets
Que vous ayez mis en place une to-do list ou que vous soyez plutôt partisan de tout noter dans votre agenda, vous rencontrerez toujours le même problème : il est particulièrement difficile de prendre du recul et de voir la “big picture”.
Vous verrez une centaines de tâches. Ou des dizaines de créneaux.
Mais est-ce que vous faites le nécessaire pour faire avancer vos projets ?
Est-ce qu’il n’y a pas quelque chose que vous avez oublié de faire en cours de route ?
Prenons un exemple simplifié : voici une liste de 7 tâches. Si vous deviez prendre du recul, laquelle des deux préféreriez-vous ?
La version avec projet est bien plus utile : vous pouvez directement savoir ce sur quoi vous travaillez, et identifier les trous dans la raquette.
Et dans cet exemple, nous n’avons que 7 tâches différentes. Imaginez ce que ça donne lorsque vous en avez une centaine !
Les 2 meilleures pratiques pour définir un projet
La première, c’est de définir ce à quoi vous voulez aboutir.
Je ne parle pas spécialement de mettre en place des KPIs et d’écrire des spécifications techniques.
Pour ça, vous pouvez simplement écrire votre nom de projet à l’infinitif.
Par exemple, au lieu d’avoir “Objectifs 2021”, écrivez “Définir les objectifs 2021”.
Attention cependant à ne pas tomber dans le travers des verbes fourre-tout comme “avancer” et “piloter”.
En écrivant “Avancer sur les objectifs 2021” vous n’aurez pas beaucoup plus d’informations sur ce que vous comptez faire.
La deuxième bonne pratique, c’est de toujours avoir une prochaine action.
À nouveau, je ne parle pas de décomposer tout votre projet en écrivant chacune des actions à venir. Ce genre de processus est long, fastidieux, et parfois complètement inadapté.
Mais si vous voulez vraiment faire avancer votre projet, il faut que vous ayez toujours une vision claire de la prochaine chose à faire pour faire avancer celui-ci.
(Comme vous pouvez le voir dans l’exemple, “Me faire accompagner sur mon organisation personnelle” n’a qu’une seule tâche, mais c’est suffisant pour avancer !)
Bien entendu, il y a plein d’autres bonnes pratiques pour définir un projet correctement mais si vous voulez vraiment mettre ce suivi de projets en place, vous concentrer sur la maîtrise de ces deux là sera amplement suffisant. Rappelez-vous, l’important c’est de tenir dans la durée. 🙂
Comment utiliser cette liste au quotidien
Bon, autant vous le dire tout de suite.
Au quotidien, vous ne regarderez pas votre liste de projets !
Dans votre quotidien, vous pilotez avec des tâches, pas des projets. Ce qui est une bonne nouvelle pour vos changements d’habitudes : vous pouvez continuer à fonctionner comme vous fonctionniez déjà !
Mais si vous voulez vous assurer que cette liste de projets vous serve à quelque chose, et ne finisse pas dans un coin poussiéreux, il va falloir y retourner régulièrement.
C’est pourquoi il vous faudra mettre en place un suivi de projets.
Rien de bien compliqué : il suffit de poser un créneau récurrent dans votre agenda durant lequel vous passerez en revue cette liste de projets, et vous vous assurerez que :
1) Vous n’avez rien oublié pour un projet.
2) Vous avez toujours une prochaine action présente dans votre to-do list ou votre agenda.
Comment fixer le “bon” créneau ?
Moment de la semaine : il dépendra de votre rythme. La plupart des gens que j’accompagne fixent ce créneau en fin de semaine, pour prendre du recul et boucler la semaine. D’autres le font en début de semaine le lundi. Enfin certains ont des lundis très chargés en rebondissements, et le font le mardi après avoir reçu toutes les mises à jour des autres membres de l’équipe.
Récurrence : Habituellement, la récurrence de ce créneau se calcule en fonction du rythme auquel vos projets avancent : si vous considérez que vos projets avancent toutes les semaines, vous devez mettre ce créneau une fois par semaine.
Si vous avez peu de projets, peut être qu’une fois toutes les 2 semaines peut être suffisant pour vous.
Durée : Pour votre premier test, je vous conseille de bloquer une heure, ce qui convient à la plupart des gens. Vous pourrez toujours réduire si vous finissez bien plus tôt !
Comment mettre en place une liste de projets
Vous verrez, c’est loin d’être compliqué ! Par contre, pour vraiment le mettre en place, vous aurez probablement besoin de prendre une heure !
1) Listez tous les projets qui vous viennent
Dans un premier temps, ne vous inquiétez pas de la forme, essayez juste d’écrire le maximum de projets.
Après avoir écrit ce qui vous venait en tête, faites une passe sur votre to-do list et votre agenda en vous demandant “Ce que je me suis noté ne fait-il pas partie d’un projet ?” .
Si vous avez beaucoup de projets (plus d’une dizaine), vous pouvez les catégoriser par “thème” pour avoir une meilleure visibilité.
PS : L’outil que vous utilisez pour cette liste importe peu, l’important, c’est d’avoir une liste.
2) Repassez sur vos projets en utilisant les 2 meilleures pratiques de la définition de projet
Pour chacun de vos projets, il vous faut :
Un nom avec un verbe à l’infinitif qui vous permet de visualiser le résultat
Au moins une prochaine action concrète, dans votre to-do list ou votre agenda
3) Bloquez-vous un créneau “Revue de projets” et gardez ce suivi à portée de main
Le garder à portée de main vous permettra de rajouter un projet à la volée quand vous commencez à travailler sur un nouveau projet. Ne vous inquiétez pas si vous ne le formalisez pas correctement, vous aurez l’occasion de repasser dessus durant votre revue de projets !
4) Enjoy 🙂
Le résumé du voyage d’aujourd’hui
Mettre en place un suivi de projets, c’est une des meilleures manières d’avoir une vision claire sur ce que vous devez faire.
Pour ça, pas besoin de grand chose : une liste, un événement récurrent dans votre calendrier, et 2 règles.
Règle 1 : vos projets sont des verbes à l’infinitif, qui vous font visualiser la fin.
Règle 2 : chaque projet a toujours une prochaine action dans votre to-do ou votre calendrier.
Et voilà, c’est fini pour cette édition !
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Bonne fin de semaine à vous, on se retrouve pour la prochain édition de TOJ !
En attendant, prenez soin de vous ! 🙂
Super intéressant ! Se faire ensevelir sous une longue liste de tâche et perdre de vue l'objectif m'arrive souvent. Merci pour les bonnes pratiques je vais essayer de mettre ça en place dès cette semaine!