#10 : Le timeboxing - Avoir un plan pour éviter de planifier
Ne vous posez plus 100 fois la question de ce que vous allez faire
“Entre deux réunions, je regarde dans ma to-do list ce qui est ni trop long, ni trop chiant à faire. Puis à la fin de la journée, je n’ai plus la foi de faire ce qui est long ou chiant, donc je le reporte.”
Ça vous dit peut-être quelque chose ? C’est normal.
C’est l’un des pièges les plus fréquents. Celui dans lequel la plupart des personnes tombent lorsqu’elles mettent en place une to-do list.
Comprendre ce problème, et le résoudre, c’est le sujet de cette édition #10 de The Organization Journey (TOJ pour les intimes ⛵️).
Au programme aujourd’hui :
Le problème : pourquoi il faut éviter de passer sa journée à regarder votre to-do.
La solution : le timeboxing et ses avantages
FAQ : les questions / inquiétudes les plus fréquentes sur le timeboxing, et les réponses qui vont avec
Mise en place : comment mettre concrètement en place cette méthode dans votre quotidien
On y va ? :)
Le problème : vous jetez du temps et de l’énergie à la poubelle
Quand vous sortez d’une réunion et que vous vous posez la question de ce que vous devriez faire maintenant, que se passe-t-il ?
Vous regardez votre to-do list.
Avec un peu de chance, vous avez déjà séquencé vos journées, ce qui fait que vous regardez une quinzaine de tâches, plutôt qu’une centaine.
Mais même avec “seulement” une quinzaine de tâches, pour choisir laquelle vous allez faire, vous allez d’abord devoir toutes les relire.
Ensuite, quand vous les avez toutes lues, vous allez vous poser instinctivement plusieurs questions comme “Qu’est-ce que j’ai le temps de faire ?”, “Qu’est-ce qui est le plus important ?”, “Qu’est-ce que j’ai envie de faire ?”.
Et là, vous allez essayer de réunir suffisamment d’énergie pour vous motiver à faire ce qui est le plus important, plutôt que ce que vous avez le plus envie de faire.
Tout ça, vous allez le faire à chaque fois que vous avez fini une tâche.
Vous perdez :
du temps - Peut-être 2 minutes à chaque fois, mais si vous le faites 15 fois dans la journée, c’est une demi-heure que vous auriez pu passer à faire autre chose.
de l’énergie - Vous vous battez contre vous-même toute la journée entre ce que vous voulez faire et ce que vous devriez faire.
Les jours où vous avez de l’énergie et de la volonté, vous aurez “juste” perdu une demi-heure et vous serez fatigué en fin de journée.
Mais les jours où la volonté vous fait défaut, vous vous retrouverez probablement dans la situation du témoignage au début de ce mail : vous n’aurez pas fait ce que vous aviez à faire, et serez obligé de le faire péniblement en fin de journée, ou de prendre du retard sur ce que vous comptiez faire.
La solution : avoir un plan par défaut
Plutôt que de vous poser toutes ces questions 15 fois par jour, commencez votre journée en vous posant ces questions pour la journée entière.
Regardez ce que vous comptez faire dans votre journée, et indiquez dans votre agenda les créneaux durant lesquels vous pensez travailler sur ces tâches.
Votre agenda ressemblera alors à quelque chose comme ça :
Grâce à cette rapide planification, lorsque vous aurez fini les corrections du site web à 15h30, au lieu de vous poser toutes ces questions de priorisation, et de faire l’arbitrage pénible entre ce qui vous paraît important et ce qui vous paraît facile, vous n’aurez plus qu’à vous poser une seule question : “est-ce que je devrais écrire l’ébauche de la prochaine newsletter maintenant ?”.
Au lieu de faire votre plan 15 fois dans la journée, vous ajustez seulement le plan que vous avez créé avant de commencer celle-ci.
Vous gagnerez du temps, vous dépenserez moins d’énergie, et vous travaillerez probablement sur des choses plus impactantes.
Mais il y a un autre énorme avantage à cette méthode : vous visualisez votre charge de travail.
Si jamais vous vous rendez compte que vous n’arrivez pas à tout faire rentrer dans votre agenda, vous savez déjà qu’il y a des choses qu’il va falloir déprioriser, vous pouvez alors faire le choix une bonne fois pour toute en début de journée, plutôt que de subir toute la journée la pression de cette tâche que vous ne ferez de toute façon pas.
Si quelqu’un vous demande de l’aide, et que vous voyez déjà que votre emploi du temps est plein, vous pourrez plus facilement dire non, afin d’empêcher votre to-do list d’exploser.
Cette méthode est tellement puissante que vous avez probablement croisé certaines personnes qui gèrent uniquement leur to-do list sur leur agenda.
(Ce que je ne vous conseille pas spécialement, mais j’y reviendrai dans un autre article !)
FAQ : les questions / inquiétudes les plus fréquentes sur le timeboxing
A. “Je ne vais pas me mettre à noter toutes mes petites tâches dans mon agenda”
En effet, commencer à mettre des créneaux de 5 minutes pour chacune de vos tâches vous prendra probablement plus de temps que ça ne vous en fera gagner.
D’ailleurs, je vous conseille de ne jamais noter un créneau qui soit plus petit qu’une demi-heure.
La solution ? Grouper ses petites tâches dans des créneaux plus gros, d’une demi-heure au moins.
Vous pouvez soit les grouper par thème (en mettant par exemple un créneau “mails” et un autre créneau “petites tâches de la to-do list”) ou tout simplement mettre des créneaux petites tâches, dans lesquels vous vous laisserez porter par les petites tâches de votre to-do list, vos mails et autres demandes. (Personnellement j’appelle ça des créneaux “Quickie”)
B. “Que faire si jamais une tâche me prend plus de temps que prévu ?”
Bonne question ! Et bien si votre plan ne se passe pas comme prévu, adaptez votre plan.
La méthode la plus rapide : faire une adaptation dans votre tête et laisser votre timeboxing comme il est dans votre agenda.
Après tout, c’était un plan, pas la vérité absolue.
Cela vous évite de passer du temps à retravailler les blocs de votre agenda pendant la journée (et diminue le risque de vous dégoûter du timeboxing).
La méthode la plus rigoureuse : réadapter votre emploi du temps en fonction de la réalité.
Cette méthode est particulièrement adaptée dans deux situations :
vous avez envie de pouvoir regarder exactement ce que vous avez fait dans la semaine.
vous n’avez pas de to-do list.
(Parce que si vous avez sauté le créneau “Répondre au mail de Thomas” et que vous ne le remettez pas à plus tard, le pauvre Thomas n’aura probablement jamais de réponse !)
C. “Cela ne me servira à rien de faire un plan en début de journée, j’ai toujours des imprévus”
Cela fait partie du jeu ! Mais ces imprévus sont-ils vraiment si urgents ? Si vous passez votre journée à “attendre les imprévus” en ne faisant jamais rien, vous ne ferez probablement pas grand chose de la journée.
Plans are worthless but planning is everything
Donc faite un plan, et adaptez-le au fur et à mesure. Vous vous en sortirez probablement beaucoup mieux que si vous ne faites aucun plan.
Et si ces imprévus sont si nombreux et que vous avez du mal à planifier, vous pouvez commencer par laisser des créneaux vides pour gérer ces imprévus 🙂
(ou faire les choses que vous comptiez faire et que vous n’avez pas faites à l’heure prévue à cause d’un imprévu).
Mettre en place le timeboxing dans votre quotidien
Pour faire du timeboxing, rien de plus simple : prenez la liste des choses que vous voulez faire, et mettez-là dans votre agenda au créneau durant lequel vous pensez le faire.
Ce qui est plus compliqué, c’est de le faire quotidiennement.
Et pour le faire quotidiennement, je vous conseille de l’intégrer dans un rituel du matin, ou un rituel du soir (pour préparer le lendemain).
Identifiez un moment durant lequel vous le ferez systématiquement.
Cela peut être en début de journée avant d’ouvrir votre boite mail.
En soirée avant de fermer votre ordinateur.
Qu’importe tant que vous le faites.
Au tout début, pour prendre l’habitude, vous pouvez utiliser votre agenda (encore lui) pour vous le rappeler, en mettant un événement récurrent.
Ce qui est certain : si vous voulez prendre en main votre planning de la journée, et ne plus gâcher votre temps et votre énergie, ce n’est pas en lisant la newsletter que vous le ferez, mais en commençant dès maintenant à le mettre en place 🙂
Vous pouvez par exemple mettre en place le timeboxing d’aujourd’hui ou de demain dès la fin de la lecture de ce mail : vous verrez, ça vous prendra 2 minutes, 3 tout au plus !
Le résumé du voyage d’aujourd’hui
Si vous voulez gagner du temps et de l’énergie, plutôt que de vous demander après chaque tâche que faire ensuite, faites un premier plan de votre journée.
Faites des créneaux de 30 minutes minimum, pour ne pas encombrer votre agenda.
Si des imprévus arrivent, pas de problème, adaptez votre plan.
L’important n’est pas d’avoir fait un plan parfait, mais d’avoir eu un plan par défaut pour votre journée !
Une question pour aller plus loin :
Utilisez-vous déjà le timeboxing ?
➡️ Si oui, est-ce que vous en êtes satisfait ? Que pourriez-vous améliorer dans votre manière de faire ?
➡️ Si non, pourquoi ne pas essayer tout de suite avec votre prochaine journée de travail ?
Si cette édition vous a plu, et que vous voulez m’aider à faire grandir cette newsletter, j’adorerais que vous :
Transfériez ce mail à un collègue / ami qui pourrait être intéressé.
En parliez sur le Slack de votre entreprise (ou tout autre moyen de communication pertinent si vous n’utilisez pas Slack !)
Cliquiez sur le coeur à la fin de cette newsletter pour me faire comprendre que je ne suis pas à côté de la plaque !
Et bien entendu, si vous n’êtes pas abonné et que vous en voulez encore, vous pouvez toujours vous inscrire ici :
Bonne fin de semaine à vous, on se retrouve pour la prochain édition de TOJ !
En attendant, prenez soin de vous ! 🙂