#11 : Réduire les distractions de son environnement

13,4 secondes chrono ⏱

J’ai à peu près 13,4 secondes pour capter votre attention. Après ça, il est probable que vous passiez à un autre mail.

Et si vous vous lancez vraiment dans la lecture de ce mail, il est probable que je perde votre attention après 3 minutes. C’est le temps moyen passé sur une action avant de passer à autre chose.

Peut-être que ce sera à cause des autres :
Vous allez recevoir un Whatsapp, un collègue va vous parler, quelqu’un va liker un de vos postes LinkedIn, …

Ou peut-être que ce sera à cause de vous :
Vous allez perdre le fil, penser à autre chose, vérifier vos mails, …

Si ces interruptions vous semblent familières, sachez que vous perdez probablement en productivité au quotidien. Beaucoup. Jusqu’à une dizaine de points de QI, ou l’équivalent d’aller travailler sans avoir dormi.

Mais en plus d’être moins productif, vous êtes probablement aussi moins heureux et satisfait de vos journées. Vous connaissez peut-être le flow, conceptualisé par Csikszentmihalyi dans les années 70 ?
Si vous ne connaissez pas le nom, vous connaissez au moins l’état psychologique : c’est ce moment où vous êtes complètement absorbé dans une tâche, et que le reste du monde disparaît autour de vous.

Ces moments de flow sont liés à une meilleure estime de soi, moins d’anxiété et plus de satisfaction de vie.

Mais si votre concentration est en permanence mise à l’épreuve, ces moments de flow sont probablement beaucoup plus rares que ce que vous aimeriez.

Alors pour cette édition, je vous propose de creuser en détails deux sources majeures de distraction, et des manières concrètes pour les réduire.

• Les notifications (sur ordinateur, et sur téléphone)

• Le surplus d’informations dans votre écran

Prêt(e) à gagner quelques points de QI et être plus satisfait(e) de votre journée ? 🙂

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*Ping*, 10 points de QI en moins.

Si vous avez des enfants à la maison, quand vous travaillez, vous leur demandez gentiment de vous laisser tranquille, non ? Pourquoi ne feriez-vous pas pareil avec votre ordinateur et votre téléphone ?

En moyenne, nous recevons environ 80 notifications par jour sur notre téléphone (et pour certains, cela monte jusqu’à 200). Je n’ai pas la statistique pour les notifications sur l’ordinateur, mais je pense que l’ordre de grandeur est équivalent.

Ce qui veut dire qu’en moyenne, vous ne pouvez pas être concentré pendant plus de 5 minutes sans avoir un ping, une vibration, une lumière, quelque chose qui hurle “HEY ARRÊTE CE QUE TU FAIS, J’AI QUELQUE CHOSE D’URGENT À TE DIRE.”

Le pire dans tout ça ? Quand vous recevez une notification, même si vous décidez de ne pas interagir avec, une partie de votre cerveau va continuer à penser à cette notification (et ce qu’il y a dans ce whatsapp que vous venez de recevoir).
C’est ce qu’on appelle l’effet Zeigarnik.

Il y a la bonne notification, et la mauvaise notification

Ne diabolisons pas la notification non plus.
La notification a une fonction : vous interrompre pour vous prévenir de quelque chose. Cette fonction peut parfois être utile, mais souvent elle ne l’est pas.

Pour savoir si vous devriez avoir une notification, personnifiez-la : si cette notification était un être humain, est-ce que vous seriez content qu’il vous interrompe pour vous dire ce que la notification vous dit ?

Faisons l’exercice :
Jean-Jacques vient vous trouver en vous disant “Hey, dans 5 minutes ta réunion commence !”.
Vous êtes probablement content, et vous remerciez Jean-Jacques.
Morale de l’histoire : vous gardez les notifications de votre calendrier.

Jean-Jacques vient vous trouver en vous disant “Hey, je t’ai envoyé un mail !”.
Peut-être allez-vous lui crier : “MAIS À QUOI ÇA ME SERT QUE TU VIENNES ME LE DIRE ? JE VAIS LE VOIR TON MAIL, IL VA PAS DISPARAÎTRE”.
Enfin, vous ne le direz probablement pas comme ça, parce que vous êtes sympa et bien élevé. Mais l’idée restera la même.
Morale de l’histoire : vous retirez les notifications de Gmail.

À quelques exceptions près, les seules notifications que je vous conseille de garder sont celles de votre agenda.

La gestion des urgences

Peut-être êtes-vous en train de vous dire “Il y a parfois des urgences dans les mails / Whatsapp / Slack / Autre machine à notifications”.

Et c’est vrai, il y en a parfois. Mais combien avez-vous eu de messages d’urgence cette semaine qui ne pouvait pas attendre 2 heures ? Pour combien de notifications au total ?

Probablement très peu, pour une raison simple : les plus grosses urgences sont souvent traitées au téléphone, pas en envoyant un mail.

Vu la perte de productivité liée à ces interruptions constantes, vous serez-même plus efficace à alterner 30 minutes de travail, 15 minutes de messagerie, et 15 minutes de sieste, plutôt que 60 minutes de travail avec vos notifications qui vous interrompent en permanence.

Le passage à l’action

Vous êtes décidé à mieux maîtriser vos notifications, mais vous ne savez pas par où commencer ?

Sur téléphone :

• Si vous avez un Android, vous pouvez vous renseigner ici.

• Si vous avez un iPhone, vous pouvez vous renseigner ici.

Quel que soit votre téléphone, vous pouvez aussi vous renseigner sur l’utilisation du mode ne pas déranger en tapant “Ne pas déranger + {{modèle de votre téléphone}}” sur Google.

Les spécificités exactes dépendent de votre téléphone, mais cela vous permet souvent d’avoir un téléphone qui vibre / sonne pour les numéros qui vous appellent (ou vous appellent plusieurs fois) mais qui reste silencieux pour le reste des notifications.
(—> Pratique lorsque vous voulez désactiver Messenger pendant votre session de travail, mais pas le soir)

Sur ordinateur :

• Si vous êtes sur Google Chrome, vous pouvez autoriser / supprimer les notifications site par site sur chrome://settings/content/notifications.

• Si vous êtes sur Firefox, vous pouvez autoriser / supprimer les notifications site par site en allant dans Options > Content > Notifications > Choose.

Que ce soit sur mobile ou sur ordinateur, vous pouvez aussi désactiver une notification quand elle apparaît en cliquant sur l’engrenage qui va avec la notification.

La dernière personne que j’ai accompagnée dans la gestion de ses notifications m’a recontacté le lendemain en me disant “J’ai coupé toutes les notifs, et c’est le jour et la nuit. Ça devrait être interdit d’avoir des notifications en fait ! ”

J’espère que vous aurez l’occasion de me dire pareil. 🙂

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Trop d’informations tue l’information

Une interface claire, avec les bonnes informations au bon endroit, c’est quand même mieux non ?

Combien avez-vous en moyenne d’onglets ouverts dans votre fenêtre ?
Si vous êtes au-dessus de 5, vous avez probablement déjà trop d’informations à disposition.
Si vous en êtes au stade où vous ne pouvez plus distinguer un onglet autrement que par son icône, vous avez en plus de ça une charge mentale qui force votre cerveau à traduire ces icônes en “choses à faire”, “idées à ne pas oublier”, etc.

Et si en plus vous avez WhatsApp ou Slack ouvert dans vos onglets, vous avez probablement une notification visuelle dès qu’un nouveau message arrive, un rappel constant qui appelle votre attention et diminue votre concentration.

En ayant uniquement les informations nécessaires à l’écran, vous trouverez plus facilement ce dont vous avez besoin, et vous serez moins distrait par ce qui n’a rien à voir avec ce que vous êtes en train de faire.

Voyons comment vous pouvez libérer votre espace visuel !

Retirez les piliers de comptoir

Vous avez peut-être des onglets qui restent éternellement ouverts (un fichier de facturation, un CRM, Whatsapp web, …). Ils vous servent régulièrement, mais ils ne vous servent pas tout le temps.
Et quand ils ne vous servent pas… ils vous desservent.

Prenez l’habitude de les supprimer : vous les rouvrirez quand vous en aurez-besoin.
Avec la barre de recherche, vous retrouverez n’importe quel fichier fréquent en tapant son nom.
Et si vous avez peur de ne pas le retrouver, ou de prendre trop de temps pour le retrouver, mettez-le en favoris !

Retirez les “rappels” bancals

Il se peut que certains de vos onglets ouverts vous servent de rappel.
Vous ne voulez pas oublier de répondre aux commentaires sur ces slides, donc vous laissez l’onglet ouvert.
Vous ne voulez pas oublier de lire cette newsletter, donc vous laissez l’onglet ouvert.

Résultat : vous n’oubliez pas, mais toutes ces choses à ne pas oublier restent dans votre esprit parce qu’elles sont sous vos yeux en permanence.

Pire que ça, cette charge mentale est difforme, vous voyez qu’il y a plein de choses à faire, mais vous ne savez plus exactement ce que chaque chose veut dire.

Pour les faire disparaître de votre écran, il vous faut pouvoir ranger tout cela autre part. Et c’est exactement ce que nous avons vu dans #2 : Mettre chaque chose à sa place.
Transformez cet onglet de slide en une tâche “Répondre aux commentaires de la slide”, avec l'adresse de l’onglet en détail de la tâche.
Rangez cette newsletter dans un dossier, une liste ou une app qui référence tout le contenu que vous avez à lire.

Travaillez en plein écran et utilisez plusieurs bureaux

Beaucoup des gens que j’accompagne, en particulier ceux sur Mac, n’utilisent pas le mode plein écran. Votre écran ressemble peut-être aussi à cela :

Les problèmes ?

• Vous perdez de la place : un bout de votre écran ne sert à rien.

• Mac ne comprend pas que vous êtes en train de travailler et garde le dock (en bas de page) et les paramètres (en haut de page) visibles en permanence

Voici la même image, en plein écran :

C’est quand même beaucoup plus visible comme ça, non ? 🙂

Il m’a fallu du temps pour comprendre pourquoi certains n’utilisaient pas le plein écran, et étonnamment la même réponse revient quasiment tout le temps :
Ces personnes n’utilisent pas le plein écran parce qu’elles ont plusieurs fois le même logiciel ouvert (Google Chrome, Powerpoint, …) et la sélection d’une instance spécifique se fait difficilement, alors elles déplacent les fenêtres pour retrouver celles qui les intéressent.

Et bien si vous vous reconnaissez, j’ai une bonne nouvelle pour vous ! Tout ceci se gère particulièrement bien avec l’utilisation de différents bureaux virtuels.

En utilisant un bureau virtuel par logiciel en plein écran, vous compartimentez comme vous le voulez.

Par exemple, voici mes bureaux en ce moment :

J’ai une instance de Notion pour pouvoir me noter les choses qui me passent par la tête, une instance de Google Chrome dans laquelle j’ai mon calendrier, une autre où j’écris cette newsletter, et enfin une avec Spotify qui joue Parcels.

En faisant cela, vous avez tout à portée de doigts, vous passez de l’un à l’autre en une seconde, et lorsque vous devez vous concentrer, vous n’avez plus que les informations importantes à l’écran.

Intéressé ? Si vous êtes sur Mac, vous pouvez vous référer à la documentation officielle, si vous êtes sur Windows, vous pouvez vous référer à ce tutoriel.

Si cela reste peu clair, faites-moi un retour en répondant à ce mail, je ferai un tutoriel moi-même 🙂

Apeuré ? Une autre astuce pour passer d’une fenêtre plein écran à une autre : vous pouvez tout simplement faire un clic droit sur l’icône dans votre menu pour voir toutes les instances ouvertes, et sélectionner celle qui vous intéresse 😉 (Mais vous perdrez en fluidité, c’est dommage !)

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Le résumé du voyage d’aujourd’hui

Sur les notifications

• Vos notifications vous font beaucoup plus de mal que ce que vous imaginez.

• Pour savoir si une notification est utile, personnifiez-la.

• Si c’est urgent, ce sera par téléphone, pas par mail.

Sur votre espace de travail

• Ne gardez que ce qui est important à l’écran.

• Rangez ce qui ne vous sert pas immédiatement.

• Utilisez le plein écran, et bénéficiez des multi-bureaux.

Mais comme d’habitude : savoir ce qu’il faut faire c’est bien, le faire c’est (beaucoup) mieux 😉

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Journal de bord - Des nouvelles de The Organization Journey⛵️

Cela fait maintenant 3 mois jour pour jour que cette newsletter a commencé !

Et il s’en est passé des choses en 3 mois !

1) Il y a 3 mois, j’étais effrayé d’envoyer un mail à quelqu’un que je ne connaissais pas.
Maintenant, j’en envoie régulièrement à près de 200 personnes 😬

2) J’ai officiellement quitté mon rôle de responsable opérations chez Ignition Program, pour me lancer à temps plein dans l’accompagnement des salariés et des équipes pour qu’ils mettent en place une organisation dans laquelle ils s’épanouissent et performent.

3) Près de 50 personnes (celles qui sont les plus actives dans leurs interactions / partages / lectures) reçoivent maintenant une fois toutes les deux semaines la partie secrète de TOJ; dans laquelle elles :

• reçoivent des conseils pour tirer profit de leurs outils

• accèdent à des templates qui les aident à se lancer

• découvrent de nouveaux outils / contenus pour les aider à être le plus efficace possible

Enfin, après 3 mois et des échanges avec certains d’entre vous, j’ai décidé de réduire l’envoi de TOJ à une fois toutes les deux semaines : les éditions étant longues, et demandant du temps à être mises en place dans votre quotidien, il vaut mieux les espacer si je veux que vous en tiriez un maximum de valeur 🙂

Et, en toute transparence, cela m’arrange. Étant de plus en plus demandé par ma nouvelle activité, il m’est difficile de débloquer le temps nécessaire pour écrire, et je ne voudrais pas non plus bâcler ces newsletters.

Par contre, je me tiens toujours tout autant disponible pour échanger avec vous ! Si vous avez une question, un retour, des idées, vous pouvez me contacter en répondant directement à cette newsletter : je lis et réponds à tous vos messages 😉

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Si cette édition vous a plu, et que vous voulez m’aider à faire grandir cette newsletter, j’adorerais que vous :

• Transfériez ce mail à un collègue / ami qui pourrait être intéressé.

• En parliez sur le Slack de votre entreprise (ou tout autre moyen de communication pertinent si vous n’utilisez pas Slack !), et que vous supprimiez l’onglet juste après !

• Cliquiez sur le coeur à la fin de cette newsletter pour me faire comprendre que je ne suis pas à côté de la plaque !

Et bien entendu, si vous n’êtes pas abonné et que vous en voulez encore, vous pouvez toujours vous inscrire ici :

Bonne fin de semaine à vous, on se retrouve pour la prochain édition de TOJ !
En attendant, prenez soin de vous ! 🙂