Habitude 2 : mettre chaque chose à sa place
Les bonnes infos, au bon endroit.
Bienvenue dans cette troisième édition de The Organization Journey (,TOJ pour les intimes)! ⛵️
J’espère que vous allez tous bien !
Pour rappel, dans la première édition, nous avons vu que pour avoir une organisation solide, il faut chercher à ancrer des habitudes.
Dans l’article précédent, nous avons ensuite vu une première habitude qui vous facilitera la vie : tout noter.
Pour cette deuxième habitude, on va maintenant se concentrer sur le fait de mettre chaque chose à sa place.
Mais avant d’entrer dans le vif du sujet, je me permets un petit aparté : plusieurs personnes m’ont conseillé d’être plus “ouvert” dans ma newsletter, en vous parlant un peu plus du projet et des coulisses.
Je commencerai donc par vous donner des nouvelles ! Si ça ne vous intéresse pas, vous pouvez toujours passer directement à la partie d’après; chacun son voyage ⛵️
Journal de bord d’un voyageur ⛵️
Passionné d’organisation personnelle, cela fait maintenant plusieurs mois que je me suis mis à accompagner des gens sur ce sujet.
Ces personnes m’ont fait des retours qui m’ont énormément touché, comme “Ça a changé ma vie”, “Tu as sauvé mon retour de congé maternité” ou encore “J’ai une condition médicale avec laquelle je vis mieux grâce à toi”.
En entendant ça, j’ai décidé d’y accorder de plus en plus de temps, pour aider de plus en plus de gens. C’est là que m’est venue l’idée de cette newsletter.
Deux semaines plus tard, vous êtes maintenant plus de 80 à être inscrits, je ne m’y attendais tellement pas 😬
Une nouvelle manière de suivre le cap
Mais en écrivant ces lignes, je me suis rendu compte que ces chiffres de “nombre d’inscrits” ou “nombre de vues” ne me parlaient pas tant que ça.
Peu importe que vous soyez 10.000 à me lire (on a encore de la marge !), ce qui m’importe c’est que cela puisse vous apporter quelque chose.
Mais comment faire en sorte de savoir que ce que je fais a de l’impact ? Grâce à vos retours !
Voilà ce que je suivrai à partir de maintenant :
La formule, c’est (Impact 🚀) = ❤️ + 3*✉️ + 4,5*💌 + 20*👥 + 30*👥🏅 mais ce qu’il faut comprendre c’est que je ne m’intéresserai plus aux vues et aux nombres d’abonnés, seulement au nombre de vos retours positifs.
(Si la méthode vous intéresse, vous trouverez tous les détails ici. J’y inscrirai régulièrement les avancées de TOJ, de façon la plus transparente possible 🙂)
Si vous avez des questions par rapport au projet, n’hésitez pas à m’envoyer un mail, je partagerai ça dans les prochaines éditions ! (Et si vous trouvez cette partie (in)intéressante dites le moi, ça me permettra de m’adapter !)
Bon suffisamment parlez de TOJ, parlons de votre organisation !
Habitude 2 : Mettre chaque chose à sa place
Si vous avez suivi les conseils précédents, vous prenez maintenant beaucoup de notes. Mais en commençant à tout noter, vous allez probablement avoir une longue liste de notes complètement informes ressemblant à ça :
Préparer réunion d’équipe
Impôts
Notes réunion Constance
Article 2 de TOJ
Pommes
Dernier restaurant : Le Grand Bleu
Rappeler Benoit
Idée cadeau : kit de brassage de bière artisanale
(…)
Si cette liste a eu le bon goût de vous décharger de votre charge mentale, elle ne vous facilite pas spécialement la vie pour la suite : en regardant cette liste, il est difficile de savoir quoi en faire.
Si vous la laissez s’accumuler, elle va très vite devenir énorme et inutile.
Lorsqu’elle deviendra énorme et inutile, vous arrêterez de la regarder.
Lorsque vous arrêterez de la regarder, votre cerveau n’aura plus aucune confiance dans cette liste.
Et lorsque votre cerveau n’aura plus aucune confiance dans cette liste, écrire dedans ne vous enlèvera plus de charge mentale.
-> Retour à la case départ où vous gardez tout dans votre tête. 😐
Une seule solution : il faut éviter que cette liste s’accumule.
On appelle ce genre de liste de notes désordonnées une “inbox”.
Il faut la voir comme une gare de triage : quasiment toutes vos idées passent par là, mais rien ne doit y rester.
Pour savoir où re-diriger les informations après cette gare de triage, nous traiterons 3 types d’informations dans cet article :
Les informations inutiles
Les ressources
Les tâches
I. Les informations inutiles
Ce sont les informations les plus faciles à traiter. Ce sont des choses qui n’ont pas d’intérêt pour vous.
Pourquoi est-ce que je vous en parle ? Parce que les gens qui commencent à “tout noter” ont assez vite tendance à tout noter.
Par exemple, dans l’inbox que je vous ai écrite en début d’article, on y retrouve “Dernier restaurant : Le Grand Bleu”.
Si vous êtes comme moi, et que vous n’allez jamais revoir la liste des restaurants auxquels vous êtes allés, cette information a peu d’intérêt.
Destination ➣ la poubelle
Pour traiter ces informations, rien de plus simple : supprimez-les.
Si vous savez pertinemment au fond de vous que ça ne vous servira jamais, évitez de vous dire : “Je vais les garder au cas où, après tout on ne sait jamais et puis ça ne coûte pas grand-chose.”
Ces informations prennent autant de place que les informations qui ont vraiment de la valeur pour vous.
Ne vous encombrez que du nécessaire pour le voyage : toute information inutile reste à quai ! ⛵️
II. Les ressources
Cette catégorie regroupe tout ce qui pourra vous servir plus tard mais qui n’est pas actionnable.
Dans l’inbox d’exemple, on trouve quatre “ressources” :
Notes réunion Constance
Article 2 TOJ
Pommes
Idées cadeaux : kit de brassage de bière artisanale
Vous allez vouloir retirer ces informations de votre espace mental, tout en vous assurant de pouvoir les retrouver le jour où vous en aurez besoin.
Destination ➣ des listes thématiques.
Pour être sûr que ces listes vous servent, il faudra que ces listes aient un thème (qui vous permet de savoir ce qui va où), mais aussi un déclencheur (qui vous permet de savoir quand vous regarderez ces listes)
Dans notre exemple, cela donne :
“Notes réunion Constance”
-> liste “Notes de réunion” que j’irai regarder le jour où je dois retrouver ce qu’on s’est dit durant la réunion.“Article 2 TOJ”
-> liste “À lire” que j’irai regarder dans le métro le matin.“Pommes”
-> liste “Courses” que j’irai regarder quand je rentre dans un magasin“Idées cadeaux : kit de brassage de bière artisanale”
-> liste “Idées cadeaux” que j’irai regarder quand je chercherai un cadeau pour quelqu’un.
Où ranger ces listes ?
Pour garder ce genre de notes, des logiciels de prise de notes tels que Notion, Evernote et OneNote sont particulièrement adaptés.
Résumons
On vide notre inbox, en jetant ce qu’on sait inutile, et en mettant de côté ce qui peut nous servir un jour.
Dans notre exemple, notre système d’organisation ressemble désormais à ça :
III. Les tâches
Dans cette dernière catégorie, vous retrouverez uniquement des choses qui poussent à l’action.
Destination ➣ la fameuse “to-do list”.
Notre to-do list d’exemple serait donc :
☑ Préparer réunion d’équipe
☑ Impôts
☑ Rappeler Benoit
Enfin, presque.
Pour ceux qui auraient du mal avec l’anglais : “to-do” veut dire “à faire”.
Et on ne “fait” pas les impôts.
C’est pourquoi il y a une règle simple à toujours respecter dans une to-do list : toujours mettre des verbes d’action à l’infinitif.
Certains m’ont déjà répondu que ça semblait être une perte de temps, qu’on savait très bien ce que voulait dire chacune des tâches. C’est pourquoi j’aimerais prendre un rapide moment pour vous expliquer l’importance de cette règle.
Pourquoi mettre des verbes d’action dans sa to-do list ?
Il y a 2 raisons à cela :
“Impôts” peut vouloir dire une multitude de choses.
Impôts pourrait par exemple devenir “Déclarer les impôts”. Ou peut être “Appeler les impôts”. Ou encore “Se renseigner sur les différents régimes d’imposition”.
Peut-être savez-vous ce que vous avez à faire quand vous écrivez “impôts”… et peut être pas. L’une des premières causes de procrastination sur les sujets les plus complexes est le fait de ne pas savoir par quel bout le prendre.
Parce que vous ne savez pas trop par quel bout le prendre, plutôt que de prendre le temps d’y réfléchir, vous serez instinctivement tenté d’attaquer une autre tâche, plus simple et probablement moins importante.
En écrivant un verbe d’action, vous vous donnez toutes les chances de vraiment agir.
Enfin, quand vous chercherez la prochaine chose à faire dans votre to-do list, vous allez devoir comparer vos tâches entre elles et savoir laquelle est la plus appropriée au moment présent.
En ayant écrit toutes vos tâches sous forme de verbe, il est beaucoup plus facile de prioriser, car vous comparez des pommes avec des pommes.
Si vous ne le faites pas, vous serez mentalement obligé de faire la conversion mentale entre “Impôts” et la véritable tâche qu’il y a derrière ; et ce à chaque fois que vous prioriserez.
Pour vous donner un ordre de grandeur, si vous faites ça avec une vingtaine de tâches que vous regardez une vingtaine de fois dans la journée, vous aurez donc fait la conversion mentale 400 fois dans la journée, plutôt que 20.
Vu que vous allez devoir faire la conversion, pourquoi ne pas la faire qu’une seule fois ?
En écrivant un verbe d’action, vous priorisez mieux, en vous fatigant moins.
J’espère donc vous avoir convaincu, écrire vos tâches correctement ne sera pas une perte de temps, bien au contraire :)
Où mettre sa to-do list ?
Pour gérer votre to-do list, il est conseillé d’utiliser un logiciel dédié (qui vous permettra de catégoriser, filtrer et modifier vos tâches de manière plus simples qu’un gestionnaire de notes)
Vous pouvez utiliser Notion, Asana, Todoist, ou encore Trello.
Résumons
Après avoir supprimé l’inutile et rangé les ressources dont vous aurez besoin plus tard, mettez le reste dans une to-do list avec uniquement des verbes, vous incitant à l’action.
Votre inbox est maintenant vide, et votre organisation ressemble à ça :
Chaque chose est au bon endroit, le stress lié à cette liste informe a disparu, vous savez ce que vous avez à faire, et vous pouvez continuer à compter sur votre inbox pour vous vider la tête. Le voyage n’en est que plus beau ⛵️ ☀️
Le résumé
Le voyage d’aujourd’hui
Vider votre inbox régulièrement est essentielle, ou vous reviendrez au point de départ.
Si vous savez que vous ne reviendrez jamais sur une note, supprimez là tout simplement.
Si vous voulez garder une note pour plus tard, mettez là dans une liste à thème avec un déclencheur.
Si cette note est une chose à faire, mettez là dans une to-do list, sous la forme d’un verbe d’action à l’infinitif.
Pour continuer à voyager
I. Choisissez un gestionnaire de notes et mettez y les quelques listes les plus utiles pour vous, en choisissant un déclencheur pour chacune d’elles.
Si vous avez déjà un gestionnaire de notes, repassez dessus en vérifiant que chacune de vos listes a bien un déclencheur qui vous dit quand vous irez la voir.
II. Choisissez un gestionnaire de tâches et mettez y les tâches que vous avez à faire, en verbe d’action à l’infinitif.
Si vous avez déjà une to-do list, repassez dessus en vérifiant que ce ne sont bien que des tâches, si non transformez les / migrez les vers vos ressources.
Envie de plus ?
Pour rappel, je lance un test pour une version payante de The Organization Journey.
Là où j’aborde le voyage avec vous dans la version gratuite, j’aimerais aller plus loin dans cette version payante : template, tutoriels d’utilisations de différents outils numériques, accompagnement et suivi de votre progression personnelle, et bien d’autres choses encore.
C’est la dernière occasion pour s’inscrire à l’alpha privée pour une dizaine de personnes.
Pas de contribution financière pour le moment, mais un seul engagement de votre part : me faire un maximum de retours pour co-construire cette offre payante avec vous.
Si ça vous intéresse, répondez simplement à ce mail, en me disant ce qui vous attire le plus pour le moment dans la version payante ! 🙂
Et voilà la fin de la troisième édition de The Organization Journey !
Comme toujours, MERCI à tout ceux qui me font des retours, ça me permet de construire ma newsletter pour vous, avec vous, et ça c’est génial.
Cette édition étant un peu dense, n’hésitez pas à m’envoyer vos questions par mail si jamais vous voulez que je clarifie quelque chose, ce sera avec plaisir !
(Et si cette édition vous plait, un simple clic sur le coeur en bas de cette Newsletter me permet de savoir que ça vous a plu ! )
Bonne journée à vous, on se retrouve pour la prochaine édition de TOJ !
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Merci Thom, c'est très clair !