Vous voilà sur la première édition de The Organisation Journey ! ⛵️
Pour rappel, cette newsletter a pour but de vous donner un maximum de clés pour vous permettre de créer une organisation personnelle qui vous plaise et soit efficace.
Pour cette première édition, on commencera par creuser pourquoi tant de tentatives d’organisation personnelle échouent, et comment s’assurer que cela ne vous arrive pas :)
Bonne lecture !
Le problème
Peut être que vous vous êtes déjà retrouvés dans cette situation :
Je lis un livre / article d’organisation personnelle qui me donne une méthode
Motivé et plein de bonne volonté je mets cette méthode en place
Ça marche très bien les premiers jours, j'en suis ultra heureux.
Au bout de quelques jours jours, je dévie un peu de la méthode, elle marche moins bien.
Parce qu'elle marche moins bien, j'ai moins d'énergie à mettre dans la méthode, donc je dévie encore plus.
Répétez 4 et 5 jusqu'à l’abandon complet.
À chaque fois que je raconte ça durant mes accompagnements, je vois un sourire en face : si vous avez une tentative de to-do liste ou de gestion de projets qui croupit dans un coin, sachez que vous n'êtes pas les seuls 🙂
C’est le problème numéro 1 qui m’est remonté dans les tentatives d’organisation personnelle : il revient quasi systématiquement dans chacune des conversations que j’ai.
Pourquoi ce problème ?
Les deux raisons principales d’échec que je vois ressortir avec cette méthode sont :
Raison d’échec 1 : La méthode n’est pas adaptée à vos besoins
Votre organisation reflètera énormément qui vous êtes : les problèmes que vous essayez de résoudre, les contraintes que vous avez, la façon que vous avez de les aborder.
Par exemple : je fonctionne beaucoup en réfléchissant au “temps que me prend une tâche”. C’est pourquoi j’évalue toutes les tâches que j’ai à faire en différentes catégories de temps.
La dernière personne que j’ai accompagnée fonctionne au “thème” des tâches : toutes ses tâches prennent à peu près le même temps; mais elle a différents niveaux d’énergie dans la journée, et préfère regrouper ça par thématique (Facturation, gestion client, administratif, …)
Ma méthode ne fonctionnerait pas pour elle : elle dépenserait de l’énergie à mettre partout une information qui ne l’intéresse pas (le temps que ça prend) et n’aurait pas à disposition l’information qui l’intéresse vraiment (les thèmes de ses actions).
C’est pourquoi, même s’il est intéressant de s’inspirer de ce que font les autres, si vous voulez avoir quelque chose d’efficace, votre organisation personnelle devra être… personnelle.
Raison d’échec 2 : Vous n’avez pas le niveau
Faisons un parallèle : un de mes axes d’amélioration les plus importants en boxe pour le moment est de faire attention aux épaules de mon adversaire.
En effet, les épaules sont le meilleur indicateur pour anticiper un coup qui va arriver, et faire particulièrement attention à cette partie du corps permet d’anticiper les mouvements et de mieux esquiver les coups.
Si vous n’avez jamais fait de boxe, vous trouverez probablement cette information intéressante; mais on ne vous en parlera pas dans un cours débutant. On vous conseillera de vous concentrer sur les bases : apprendre à vous déplacer, à mettre vos bras en garde pour vous protéger, et à donner un “direct”.
L’organisation personnelle est comparable à la boxe, dans le sens où ce n’est pas une “destination”, c’est un voyage : vous pouvez devenir mieux organisé, comme vous pouvez devenir un meilleur boxeur.
Mais, comme pour la boxe :
Vous n’aurez jamais fini d’apprendre
Il vaut mieux commencer par le commencement.
C’est pourquoi je vous incite à considérer tout cet apprentissage et ces tests comme un voyage, dans lequel vous développerez une méthode qui vous permet d’être “mieux organisé qu’avant” (d’où le titre de cette Newsletter !).
Par où débuter le voyage ?
I. Comprenez où vous êtes, et vers où vous cherchez à aller
C'est ici que nos chemins peuvent commencer à diverger : vos challenges d'organisation dépendront de vous, de vos problèmes au quotidien et de votre organisation actuelle.
Pour vous faire une idée de où vous en êtes, je vous propose de réfléchir à 3 questions, que je pose au début de chacun de mes accompagnements
Comment est-ce que je suis organisé.e aujourd'hui ?
À l'heure actuelle, quand je sors d'une réunion en plein milieu de la journée, comment est-ce que je sais ce sur quoi je dois travailler ensuite ?
Pourquoi me suis-je inscrit.e à cette Newsletter / qu'est ce que je cherche à améliorer ?
Ces 3 questions permettent en général de comprendre où on en est, et donnent l'occasion d'imaginer la prochaine étape.
(Si vous faites l'exercice, je vous conseille de vraiment écrire ça comme si vous écriviez un mail. Cela vous incitera à pousser la réflexion plus loin que lorsque vous y répondez "dans votre tête".
-> Vous pouvez même faire l'exercice à la suite de ce mail et m'envoyer le résultat 😉 )
II. Mettez-vous en route.
Certains vous diront : “mettez-vous en route, quitte à commencer petit.”
Je vous dirais plutôt : “mettez-vous en route, et commencez petit.”
Pour vous construire une bonne organisation, vous allez vouloir des fondations stables.
Sans cela, vous rencontrerez probablement le deuxième problème le plus fréquent des échecs d’organisation : chavirer après la tempête.
Qu’est-ce que la tempête ?
Ce problème arrive lorsque d’un coup votre environnement change, et que votre quotidien est chamboulé.
Par exemple : un projet inattendu fait surface, et d’un coup vous êtes sous pression. Parce que vous êtes sous pression, vous commencez à dé-prioriser vos efforts d’organisation personnelle, pour faire face à la tempête.
Quand vous sortez enfin de la tempête, vous vous rendez compte que votre bateau a pris un coup : vos to-do list ne sont plus à jour, vos projets ne ressemblent plus à rien, vous êtes de retour au niveau 0 de votre organisation.
Pire encore, vous voyez l’effort qu’il va falloir fournir pour reconstruire tout ça. Sauf qu’après cette tempête, vous êtes vidé de votre énergie, et n’avez plus la force de reconstruire.
Fin du voyage : vous voilà de retour à la case départ, avec aucune envie de vous y remettre.
Comment gérer la tempête ?
Une chose est sûre : vous aurez des tempêtes. La question n’est donc pas “comment les éviter ?” mais plutôt “comment les gérer ?”.
Reprenons le point de départ de ce chavirement :
Parce que vous êtes sous pression, vous commencez à dé-prioriser vos efforts d’organisation personnelle, pour faire face à la tempête.
C’est un comportement tout à fait naturel, et c’est souvent nécessaire pour faire face à la tempête.
Mais même si nous sommes voués à dé-prioriser nos efforts d’organisation personnelles durant la tempête, nous ne sommes pas voués à chavirer pour autant.
Pour tenir le coup, il y a une solution : faire en sorte que notre organisation personnelle ne nous demande pas d’effort.
Le secret d’une organisation durable : créer des habitudes
Même lors de vos journées les plus remplies et les plus stressantes, vous n’oubliez pas de vous brosser les dents.
C’est parce que c’est devenu un automatisme chez vous, c’est devenu une habitude qui ne vous demande aucune réflexion.
Pour devenir mieux organisé, et faire en sorte que cela puisse tenir face à votre prochaine tempête, je vous conseille d’essayer de créer de nouvelles habitudes.
C’est pourquoi toute à l’heure je vous incitais à commencer petit : développer une habitude prend du temps, et demande déjà pas mal d’énergie de votre part.
Il vaut donc mieux en développer une seule et tenir jusqu’au moment où elle deviendra naturelle, plutôt que d’essayer une dizaine de choses en même temps et n’en tenir aucune.
La mauvaise nouvelle : vous ne deviendrez pas un champion de la productivité d’ici la semaine prochaine.
La bonne nouvelle : quand vous aurez pris une nouvelle habitude, vous serez plus productif, sans avoir un seul effort à faire.
Quelles habitudes prendre ?
Comme je vous l’indiquais plus haut, cette question est plutôt personnelle, et je n’ai pas de formule magique qui répondra aux besoins de tout le monde.
Il y a cependant 3 habitudes par lesquelles la plupart des gens que j’accompagne commencent :
Notez tout ce qui est important, ne gardez rien dans votre tête
Clarifiez vos notes : n’écrivez que des actions dans votre to-do list.
Commencez toujours votre journée en sachant ce que vous voulez faire durant celle-ci.
J’imagine faire un article détaillé pour chacune de ces habitudes, mais vous pouvez très bien commencez à les mettre en place avant d’avoir le détail !
D’expérience, quand quelqu’un maitrise ces 3 habitudes, il arrive à maitriser sa journée, et peut alors s’intéresser au plus long terme et implémenter une gestion de projet.
Le résumé
Le voyage d’aujourd’hui
L'organisation personnelle se construit et se développe. C'est un voyage et non une destination.
Ce voyage est personnel, votre organisation pourra ressembler à celle de votre voisin, mais elle ne sera jamais identique.
Pour ne pas chavirer à la première tempête, il faut construire des bases saines : mettez en place 1 à 3 nouvelles habitudes, jusqu'à ce qu’elles deviennent naturelles et construisez ensuite sur ces fondations.
Pour continuer à voyager
I. Clarifiez où vous en êtes en écrivant la réponse à ces 3 questions :
Comment est-ce que je suis organisé.e aujourd'hui ?
À l'heure actuelle, quand je sors d'une réunion en plein milieu de la journée, comment est-ce que je sais ce sur quoi je dois travailler ensuite ?
Pourquoi me suis-je inscrit.e à cette Newsletter / qu'est ce que je cherche à améliorer ?
II. Commencez à construire des bases saines en mettant en place une à trois nouvelles habitudes.
Vous pouvez commencer par :
Noter tout ce qui est important, ne rien garder dans votre tête
Clarifier vos notes : n’écrivez que des actions dans votre to-do list.
Commencer toujours votre journée en sachant ce que vous voulez faire durant celle-ci.
Ça y est, c’est la fin de la première édition de The Organization Journey !
J’espère que ce sera le début d’un long voyage pour nous ! 🙂
Si vous pensez à d’autres personnes qui seraient intéressées par faire un bout de chemin avec nous, partagez lui cette newsletter !
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