Bienvenue dans cette 5ème édition de The Organization Journey (,TOJ pour les intimes)! ⛵️
Ça y est, nous avons fini notre première portion du voyage, celle qui permet de mettre en place les habitudes nécessaires pour tenir le coup dans la tempête.
Pour rappel, en dessin low-cost, ça donne ça :
Pour ceux qui voudraient y retourner (ou le découvrir), voici le lien du premier article Créer des habitudes pour tenir la tempête.
Si vous avez commencé à prendre ces habitudes, vous avez dû ressentir une meilleure maîtrise de votre quotidien. Mais vous avez aussi du rencontrer des difficultés par moment, et vous avez peut être vu de nouveaux problèmes apparaître.
J’aimerais aborder dans les prochaines éditions ces nouveaux problèmes qui apparaissent assez régulièrement :
1) Comment (bien) gérer sa boite mail / Slack / WhatsApp avec une to-do list ?
2) L’accumulation des tâches : quand ma to-do list devient plus longue que la liste au père Noël de mon petit cousin
3) En fonction de vos retours par mail sur les deux prochains articles, je verrai quelle problématique j’aborde ensuite 😉
Sur une recommandation d’Hermine (merci à toi !), j’innove et je commence par le résumé. Si vous êtes pressés, je vous ai entendus : le condensé est à portée de main; vous pourrez voir le détail quand vous aurez le temps 🙂
Le résumé
Le voyage d’aujourd’hui
Si vous voulez prioriser correctement, vous aurez besoin d’avoir vos tâches au même endroit.
Un bon nombre de vos tâches se cachent dans votre boite mail et vos applications de discussion (Slack, Whatsapp, Teams, …).
Pour vous décharger l’esprit (et sauver la planète), traitez les informations de ces canaux régulièrement.
Pour éviter que cela vous prenne trop de temps, traitez directement tous les messages qui vous prennent moins de deux minutes.
Comment (bien) gérer ses moyens de communication avec une to-do list ?
On en parlait dans l’édition #3 : Pour réussir à bien prioriser, vous devez avoir vos tâches sous les yeux.
Parce que vous prenez l’habitude de tout noter, vous avez déjà une bonne partie de vos tâches dans cette to-do list qui vous permettra de prioriser.
Mais certaines de vos tâches se cachent encore. Leur cachette préférée ?
Votre boite mail. Vous savez, celle qui ressemble à ça :
L’ennui avec une boite mail pareille, c’est que vos tâches se cachent au fin fond des mails. Non seulement elles ne sont pas présentes au même endroit que les autres (parce qu’elles sont sur votre boite mail plutôt que sur votre gestionnaire de tâches), mais en plus de ça, elles ne sont pas spécialement visibles facilement.
Peut-être que ce message “Costume party” n’a pas encore été lu. Ou peut être que c’est une tâche ? Ou peut être qu’il y en a deux ? Personne ne sait.
Ou peut être que vous, vous le savez, mais comme nous l’avons vu dans l’habitude 1 : même si vous l’avez en tête, ça vous pèse et vous rend inefficace.
Remédier à ce problème : l’inbox 0
Vous avez peut être déjà entendu parler de ce concept. En bref, cela veut dire qu’une fois tous les x temps, vous allez chercher à avoir une boite mail vide en ayant tout traité.
Grâce à ça, fini le stress par rapport à votre boite mail parce qu’il y a 292 mails non lus.
Et, double effet kiss cool, vous sauvez aussi les pingouins : en gardant ces 100 mails dans votre boite de réception, à chaque fois que vous ouvrez votre boite mail, vous “chargez” ces 100 mails; ce qui dépense de l’énergie.
Donc pas de mail dans la boite de réception = moins de stress et plus de pingouin.
Plutôt un bon deal non ?
L’écueil majeur : ça me prend trop de temps !
Beaucoup de gens m’ont dit qu’ils adoraient le concept de l’inbox 0, que lorsqu’ils y arrivaient ils se sentaient beaucoup plus léger, mais que ça leur prenait trop de temps.
Souvent, ça leur prenait trop de temps pour une raison simple : ils cherchaient à répondre à tous leur mails. Mais le concept de l’inbox 0 n’est pas de répondre à tous les mails, c’est de les traiter.
Mais que veut dire “traiter un mail” ?
La méthode est assez simple :
1) Je lis le mail (parfois en diagonale)
2) Si ce mail était uniquement pour information, je l’archive.
3) Si ce mail nécessite une réponse rapide de ma part (moins de 2’), j’y réponds tant que j’ai le contexte en tête; et je l’archive.
4) Si ce mail nécessite une réponse plus longue, ou si il contient des tâches que je dois effectuer, je l’ajoute à ma to-do list; et je l’archive.
Les gens pour qui cela prend particulièrement de temps ont souvent l’habitude de transformer l’étape 4 en “Je fais ce que le mail me demande”.
C’est compréhensible, particulièrement s’ils n’ont pas de to-do list sur laquelle s’appuyer et que leurs seules solutions soient alors “le faire tout de suite” ou “risque de l’oublier”.
Mais lorsque vous pouvez vous reposer sur une to-do list dans laquelle vous indiquez ces tâches, vous reprenez le contrôle de temps : c’est vous qui décidez ce qui est le plus important dans les choses à faire, pas les gens qui vous envoient des mails.
Mettre en place l’inbox 0
Si vous avez mis en place les habitudes précédentes, vous avez maintenant au minimum un rituel dans la journée.
Vous pouvez alors intégrer l’inbox 0 directement dans un de vos rituels : que ce soit le soir pour finir votre journée, ou le matin pour la commencer; trouver le moment qui vous semblent propice pour arriver à cette inbox vide et cette tranquillité d’esprit.
La multitude d’inbox
Ce terme d’inbox vous est familier ? C’est parce que je vous ai dit que votre “gare de triage”, l’endroit dans lequel vous preniez des notes sans vous soucier de leur forme ou de leur intérêt, était une inbox.
Tous les endroits dans lesquels vous recevez des informations non structurées (votre tête, votre boite mail, votre Slack, …) sont des “inbox”.
Et pour faire en sorte de ne pas ressentir de pression de la part d’une d’entre elles, prenez l’habitude de vider chacune d’entre elles durant un de vos rituels.
La règle des 2 minutes
J’en ai parlé au-dessus, mais je tenais à insister, pour vous éviter de prendre trop de temps à arriver à l’inbox 0 : si ce mail vous demande moins de 2’ à être traité, traitez le tout de suite.
En fonction de la longueur du mail, cela peut même être plus de 2 minutes. L’idée derrière cette règle est que, lorsque vous avez lu le mail, vous avez une bonne vision de ce qui s’y est dit.
Prendre le temps de le mettre dans votre to-do list, puis de le relire à un autre moment pour vous remettre dedans; cela vous prendra au moins 2 minutes (voir plus, si le mail était long).
Donc, si répondre vous prend moins de 2 minutes, autant le faire tout de suite.
À vous de trouver le juste milieu entre “répondre tout de suite” et “mettre dans ma to-do list” ! (Juste milieu qui pourra dépendre du temps que vous avez devant vous pour vider votre boite mail)
Le résumé (bis)
Le voyage d’aujourd’hui
Si vous voulez prioriser correctement, vous aurez besoin d’avoir vos tâches au même endroit.
Un bon nombre de vos tâches se cachent dans votre boite mail et vos applications de discussion (Slack, Whatsapp, Teams, …).
Pour vous décharger l’esprit (et sauver la planète), traitez les informations de ces canaux régulièrement.
Pour éviter que cela vous prenne trop de temps, traitez directement tous les messages qui vous prennent moins de deux minutes.
Pour continuer à voyager
Identifiez les différentes inbox dont vous disposez : Une ou plusieurs adresses emails ? Slack ? WhatsApp ? Teams ? Vos notes à la volée ? Les notifications de Notion ?
Identifiez le rituel dans lequel vous décidez de vider ces inbox.
Videz vos inbox ! (Et sauvez les pingouins !)
Bonus : Chronométrez le temps nécessaire pour vider ces différentes inbox : combien de temps passez-vous chaque jour à évaluer des informations pour savoir ce que vous devez en faire ?
Et voilà la fin de la cinquième édition de The Organization Journey !
Merci à tout ceux qui me posent des questions et me font des retours, grâce à vous je sais quels sujets aborder, et ça me donne envie de continuer !
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Bonne journée à vous, on se retrouve pour la prochaine édition de TOJ !
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